Speerpunten bedrijfsondersteuning
Bedrijfsondersteuning betreft alle faciliterende activiteiten die de gemeentelijke organisatie in staat stelt langdurig te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, financiën, ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is een voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over onze primaire taken en bedrijfsprocessen.
Wij werken samen volgens onze kernwaarden: dichtbij, doelgericht en lef. In ons werk zijn wij dagelijks bezig de wereld van de gemeente Nieuwkoop een beetje mooier te maken. De manier waarop wij dat samen doen bepaalt niet alleen de kwaliteit van onze gemeentelijke organisatie maar indirect ook van onze Nieuwkoopse samenleving. Dienstverlening aan de inwoner staat voorop. Voorwaarden hiervoor zijn werkplezier en autonomie in ons werk.
Onze speerpunten in 2022:
Het ondersteunen van de organisatie bij:
- werkplezier
- digitale vaardigheid van medewerkers
- digitaal en zaakgericht werken
- ontwikkeling datagedreven werken
- optimaliseren van informatiebeveiliging
- invoering van diverse nieuwe wet- en regelgeving (oa. Omgevingswet, Wet inburgering, Wet open overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk)
- blijvende aandacht voor de uitvoering van de AVG (privacy)
- de implementatie van het team woningbouw
- hybride werken
Wat willen we bereiken?
Informatisering en Automatisering
Informatiebeleid
Het Informatiebeleid schetst de relevante ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, ambities en technologie die van invloed zijn op de gemeentelijke informatievoorziening.
Dit beleid stelt kaders voor de wijze waarop de gemeente de komende jaren haar informatievoorziening inricht en omgaat met informatie.
We verwijzen op deze plaats naar het Informatiebeleidsplan 2020-2024.
Het informatiebeleidsplan staat niet op zich. Informatiebeleid leidt tot afgeleid beleid, tot uitvoeringsplannen en in ons geval tot een ICT Beheerplan.
Informatiebeveiligingsbeleid
Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeente Nieuwkoop. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor onze gemeente, de bescherming van waardevolle informatie is hetgeen waar het uiteindelijk om gaat. Hoe waardevoller de informatie is, hoe meer maatregelen er getroffen moeten worden. We verwijzen op deze plaats ook naar de beleidsnota 'het informatiebeveiligingsbeleid 2020-2024’ waarin wordt geschetst hoe de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie binnen de gemeente wordt geregeld.
Cloudbeleid
In lijn met het vigerend beleid en de trend volgend verhuizen ‘lokaal’ geïnstalleerde vak-applicaties naar de Cloud. Bij wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen vindt toetsing plaats naar de mogelijkheid van een cloud-oplossing. De gemeente moet regie voeren op deze cloudoplossingen. Toezien op beveiliging van data en persoonsgegevens en het naleven van de archiefwet.
We verwijzen op deze plaats ook naar de beleidsnota ‘Cloudbeleid 2020-2024’ waarin wordt geschetst hoe de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie binnen de gemeente wordt geregeld.
Financiën
Basis op orde
Het afgelopen jaar heeft de focus gelegen op de implementatie van het nieuwe financiële pakket. Nu deze werkzaamheden erop zitten is de focus verlegd naar de kwalitatieve verbetering van verschillende rapportages. Daarnaast wordt er ook ingezoomd op het opschonen van de stambestanden en verder gekeken naar optimalisering van de inrichting.
De contracten van de financiële applicaties lopen wel af in 2023. Vandaar dat wij in 2022 de focus gaan leggen om de basis voor de komende jaren verder op orde te krijgen. Dit houdt in dat wij, door behoefte te peilen in de organisatie, het gehele financiële applicatie landschap Europees willen gaan aanbesteden. Dit om een langdurige continuïteit te waarborgen.
In het team is in 2019 en 2020 veel verloop geweest. De situatie op de arbeidsmarkt voor financiële deskundigen was krap en blijft dit voorlopig. Dit betekent dat wij komende tijd nog te maken hebben met lastig vervulbare vacatures en tijdelijke inhuur om dit op te lossen. Daarnaast zijn op cruciale plekken nieuwe medewerkers die nog volop in hun inwerktraject zitten. Gemeente financiën is een bijzondere tak van sport die je in de praktijk werkende weg leert.
Documentaire en facilitaire dienstverlening
Digitaal en zaakgericht werken
De gemeente werkt volledig digitaal en zaakgericht. Dit betekent dat informatiesystemen een hoge mate hebben van beschikbaarheid (99%) en dat gebruikers tevreden zijn over de systemen die we inzetten om processen te ondersteunen.
Personeel en Organisatie
Team woningbouw
In juli 2021 heeft de raad besloten de focus te leggen op woningbouw en daarvoor een team woningbouw op te richten.
Hybride werken
Het werken tijdens Covid-19 heeft geleid tot een permanente wijziging van onze werkwijze. Er is een tweetal onderzoeken gehouden onder onze medewerkers waaruit naar voren is gekomen dat de wens is voortaan hybride te gaan werken. Kenmerk van hybride werken is dat een gedeelte van de tijd thuis gewerkt wordt en een gedeelte van de tijd op kantoor. In 2022 willen wij stappen maken om hybride werken te verankeren in onze werkwijze, in onzen ondersteunende systemen en in de inrichting van onze kantoren en thuiswerkplekken.
Algemeen
Implementatie Wet open overheid (Woo)
Deze wet heeft tot doel om overheden transparanter te maken en moet er voor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Bij inwerkingtreding vervangt deze wet de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De invoering van deze wet is al een paar keer uitgesteld. De verwachting is dat de invoering plaatsvindt in 2022. De projectleiding van dit project ligt bij de afdeling Bedrijfsvoering.
Wat gaan we er voor doen?
Informatisering en Automatisering
Zoals hierboven al geschetst leidt informatiebeleid uiteindelijk tot uitvoeringsplannen en een ICT beheerplan.
Uitvoeringsplannen
Het informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid schetsen de relevante ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, ambities en technologie. In het Uitvoeringsplan informatiebeleid 2020-2024 en het Uitvoeringsplan informatiebeveiligingsbeleid 2020-2024 wordt beschreven hoe hier invulling aan wordt gegeven.
ICT beheerplan
Het ICT beheerplan 2021-2025 geeft inzicht in de financiële en projectmatige activiteiten die plaatsvinden. Het ICT beheerplan beoogt de kosten die de gemeente maakt ten aanzien van ICT inzichtelijk en transparant te maken en deze te beheersen en voorspelbaar te maken. Het beheerplan is een uitvloeisel van het Informatiebeleidsplan en wordt jaarlijks geactualiseerd.
De exploitatiebedragen, vervangingsbedragen en investeringen voor uit te voeren plannen zijn verantwoord in het door de gemeenteraad vastgestelde ICT Beheerplan.
Financiën
Basis op orde
In de jaren 2022 en 2023 zal de focus voornamelijk liggen in het verder optimaliseren van het financiële applicatielandschap en dit ook Europees aan te besteden zodat we voldoen aan alle aanbestedingsregels.
Kennis en ervaring
Er zal meer geïnvesteerd gaan worden in het bevorderen van kennis en kunde van de financieel adviseurs. Er zal daarom meer gebruik worden gemaakt van het opleidingsbudget, maar ook de samenwerking met andere gemeenten kan worden benut om kennis te verrijken.
Documentaire en facilitaire dienstverlening
Digitaal en zaakgericht werken
Najaar 2021 zal de organisatie overgegaan naar zaaksysteem. In 2021 is gewerkt om de implementatie zo ver mogelijk te krijgen. In 2022 zal zaakgericht werken doorontwikkeld worden zodat de organisatie en inwoners/bedrijven zo goed mogelijk ondersteund worden bij hun werkzaamheden/activiteiten. Een koppeling met Teams staat dan in de planning.
Personeel en Organisatie
Team woningbouw
De focus van het team P&O ligt de eerste helft van 2022 op de werving en selectie voor het team Woningbouw.
Hybride werken
In 2021 is per team geïnventariseerd wat de beste werkwijze is om te kunnen samenwerken en om binding te blijven houden met de organisatie. Al proberend zijn wij in 2021 aan het werk gegaan. Dit zal in 2022 doorlopen. Al werkende, met vallen en opstaan, zullen wij ervaren welke wijzigingen nodig zijn in onze werkwijze, in ondersteunende systemen en in de inrichting van onze kantoren en thuiswerkplekken. Een werkgroep bemenst vanuit Bedrijfsvoering aangevuld met een lid van de OR en een lid van de werkgroep die in 2021 een onderzoek heeft gedaan, zullen zich hiermee bezig houden.
Algemeen
Implementatie Wet open overheid
Zodra bekend is wat de ingangsdatum van de nieuwe wet is zal een plan van aanpak worden opgesteld. Informatie dient actief bekend gemaakt te worden. Dit betekent wat voor onze werkprocessen en onze informatiehuishouding. Dit heeft invloed op de gehele organisatie. Een organisatiebrede werkgroep zal zorgen voor implementatie.